Jeder, der im Controlling arbeitet, kennt diese Situation: Der Monatsbericht ist fast fertig – die Zahlen stehen, aber die Kommentare fehlen. Welche Kostenstelle ist gestiegen? Warum hat sich die Marge verschoben? Und wer erklärt das jetzt nachvollziehbar – bei 30 Berichten, die gleichzeitig fällig sind?
Genau hier setzt automatisierte Kommentierung an. Sie übernimmt einen Teil dieser redaktionellen Arbeit, die bisher wertvolle Zeit im Controlling kostet. Mit moderner Technologie lassen sich Abweichungen heute nicht nur berechnen, sondern auch automatisch beschreiben, bewerten und einordnen.
Das Ergebnis: schnellere Berichte, konsistente Sprache und mehr Freiraum für Analyse statt Formulierung.
Warum Kommentare so entscheidend sind
Zahlen allein erzählen keine Geschichte. Erst Kommentare machen aus einem Report ein Steuerungsinstrument, weil sie Zusammenhänge erklären. Sie beantworten Fragen wie:
- Warum weichen die Kosten ab?
- Welche Effekte sind einmalig, welche strukturell?
- Wo müssen wir handeln?
Diese Erklärungen sind wertvoll, aber sie kosten Zeit. In vielen Unternehmen werden sie noch manuell erstellt, oft in der letzten Nacht vor dem Monatsabschluss.
Automatisierte Kommentierung löst dieses Problem, ohne den Charakter des Reportings zu verändern.
Was automatisierte Kommentierung wirklich ist
Automatisierte Kommentierung bedeutet: Das System generiert Textvorschläge auf Basis vorhandener Daten und Logik.
Das funktioniert in drei Schritten:
- Analyse: Das System erkennt, wo sich Werte verändert haben (z. B. Abweichungen, Trends, Schwellenüberschreitungen).
- Bewertung: Regeln oder KI-Modelle ordnen die Veränderung ein („höher als geplant“, „unter Vorjahr“, „signifikant“).
- Generierung: Daraus wird automatisch ein Text erzeugt – z. B.:
„Die Vertriebskosten lagen im August um 8 % über Plan. Hauptursache ist die Messebeteiligung in München.“
Je nach System kann dieser Text rein regelbasiert oder mithilfe von Natural Language Generation (NLG) bzw. Generative KI erstellt werden.
Was heute schon möglich ist?
Dank moderner BI- und Planungssysteme lassen sich heute viele Schritte der Kommentierung automatisieren – ohne dass KI gleich „die ganze Arbeit übernimmt“.
In IBM Planning Analytics und Watsonx.ai lassen sich beispielsweise:
- Abweichungen nach definierten Regeln automatisch erkennen,
- Textbausteine abhängig von Schwellenwerten ausgeben („über Plan“, „unter Vorjahr“, „konstant“),
- Kennzahlen mit Kontext versehen („höherer Personalaufwand aufgrund zusätzlicher FTEs“),
- Kommentare dynamisch in Excel- oder Web-Reports einblenden,
- und – mit Watsonx.ai – Berichte sogar sprachlich variieren oder zusammenfassen („Kurzversion für Management“, „Detailbericht fürs Controlling“).
So entsteht eine teilautomatisierte Kommentierung, die fachlich korrekt, konsistent und anpassbar bleibt.
Der Nutzen fürs Controlling?
Die Vorteile zeigen sich schnell – und zwar genau dort, wo Controlling-Teams sonst viel Zeit verlieren:
- Weniger Schreibarbeit: Kommentare entstehen automatisch und müssen nur geprüft werden.
- Schnellere Reports: Kein Warten auf Freigaben oder manuelle Texte.
- Konsistente Sprache: Einheitliche Formulierungen in allen Bereichen.
- Höhere Transparenz: Jede Abweichung ist erklärt – nachvollziehbar und dokumentiert.
- Mehr Fokus auf Analyse: Zeit wird frei für Interpretation und Steuerung.
Oder, wie ein Kunde es ausdrückte:
„Früher haben wir über Text gestritten – heute über die Erkenntnisse.“
Typischer Ablauf in der Praxis
Ein Beispiel aus einem Kundenprojekt:
- Datenbasis: Das Unternehmen nutzt SAP für Buchhaltung und IBM Planning Analytics für Planung & Reporting.
- Abweichungslogik: Wir definieren gemeinsam Schwellenwerte und Kommentierungsregeln.
- Textbausteine: TM1 generiert automatisch Sätze wie:
- „Umsatz über Plan (+5 %) durch stärkere Nachfrage im Bereich X.“
- „Personalaufwand leicht über Vorjahr aufgrund zusätzlicher FTEs.“
4. Ergänzende KI-Schicht: Watsonx.ai fasst ähnliche Kommentare zusammen oder formuliert sie kontextbezogen um – z. B. „Kurzbericht für Geschäftsführung“.
5. Ergebnis: Das Reporting-Team spart pro Zyklus rund 30 % Zeit, bei gleichbleibender inhaltlicher Qualität.
Grenzen & Erfolgsfaktoren
Automatisierte Kommentierung ersetzt keine Fachkompetenz – sie unterstützt sie. Damit das funktioniert, braucht es:
- saubere Daten, damit die Kommentare fachlich stimmen,
- klare Logiken, welche Kennzahlen wie bewertet werden,
- Transparenz, wann ein Kommentar automatisch generiert wurde,
- und Governance, damit niemand „blind“ publiziert.
Wenn diese Rahmenbedingungen erfüllt sind, wird die Automatisierung zum echten Gewinn – nicht zum Risiko.
Unser Ansatz bei BI2run
Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihr Reporting schrittweise zu automatisieren – von einfachen Regelwerken bis hin zu KI-gestützten Kommentierungen mit Watsonx.ai.
Unser Vorgehen:
- Analyse der bestehenden Reporting-Struktur
- Definition von Kommentierungsregeln & Schwellenwerten
- Implementierung in IBM Planning Analytics
- Optionale Erweiterung um Watsonx.ai für dynamische Textgenerierung
- Testing, Feinschliff, Go-Live
Das Ziel: Automatisierung mit Fachverstand – effizient, nachvollziehbar und sofort wirksam.
Darum lohnt sich die Automatisierung jetzt
Automatisierte Kommentierung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern praktische Entlastung im Reporting-Alltag. Sie beschleunigt Prozesse, verbessert die Qualität der Berichte und sorgt dafür, dass sich Controller:innen wieder auf das Wesentliche konzentrieren können: die Steuerung des Unternehmens.
Möchten Sie wissen, wie automatisierte Kommentierung Ihr Reporting effizienter macht? Wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch, wie Sie mit IBM Planning Analytics und Watsonx.ai in wenigen Wochen messbare Ergebnisse erzielen.
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