„Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken“, stellte bereits Peter Drucker fest. Erst Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators, ermöglichen es einem BI-System, Unternehmensleistungen konkret und vergleichbar zu dokumentieren und zu messen. Doch wie gelangen Sie an die richtigen Kennzahlen? Mit unserer Checkliste schaffen Sie die optimale Grundlage für erfolgreiches Business Intelligence.
1. Fachliche Anforderungen
Bevor es in die technische Umsetzung geht, sollten die fachlichen Anforderungen geklärt werden:
- Welche KPIs werden benötigt? Und wie wählt man diese aus?
- Wofür soll das KPI-Modul genutzt werden? Zum Beispiel für das Vorstands- oder Abteilungs-Reporting oder ein Management-Informations-System?
- Wie weit soll das Reporting reichen? Soll es das Group-Controlling abdecken oder das Werks-Controlling?
- Wer sind die Empfänger? Und gibt es möglicherweise Konflikte zwischen den Empfängern und den Auftraggebern?
2. Vereinheitlichung und Berechnungsdefinition
Sobald klar ist, welche KPIs benötigt werden, sollte sichergestellt werden, dass alle die gleiche Sprache sprechen:
- Gibt es Sonderfälle? Beispielsweise Unterschiede zwischen Prognosen und tatsächlichen Ergebnissen, zwischen Geschäftseinheiten oder basierend auf gesetzlichen Vorgaben (wie IFRS oder HGB)?
- Sind die KPIs definiert? Und gibt es einheitliche Berechnungsformeln?
3. Datenherkunft, Transformation und Ablage
Jetzt geht es darum, herauszufinden, woher die Daten für die KPIs kommen:
- Wo liegen die Quellen? Werden die Daten automatisiert übermittelt, und gibt es dabei technische Restriktionen, wie Schnittstellen oder Formate?
- Müssen Daten transformiert werden? Das passiert oft in einem ETL-Prozess (Extract, Transform, Load).
- Wer liefert manuell? Wenn Daten manuell geliefert werden, ist wichtig zu klären, wer dafür verantwortlich ist und wie die Daten erfasst werden sollen (Excel, TXT, Web-Interface etc.).
4. Verantwortlichkeiten klären & Qualität sichern
Nun ist es Zeit für einen Testmanagement-Prozess:
- Wer testet die Daten? Sowohl die Quelldaten als auch die transformierten Daten müssen überprüft werden.
- Wer sorgt für die Einhaltung der Definitionen? Die KPIs sollten regelmäßig auf Korrektheit geprüft werden.
- Wie werden Änderungen eingepflegt? Es muss klar sein, wie neue KPIs hinzugefügt und alte entfernt werden.
5. Verteilung & Veröffentlichung
Schlussendlich stellt sich die Frage, wie die KPIs an die richtigen Leute gelangen:
- Wie wird veröffentlicht? Web-Oberfläche, E-Mail, PDF – was ist das geeignete Format?
- Wer bekommt die Infos? Chiefs, Abteilungen, Shareholder? Und wie erfahren sie von der Veröffentlichung?
Wenn all diese Fragen beantwortet werden können, ist bereits ein großer Schritt in Richtung eines erfolgreichen KPI-Reportings gemacht.
Bereit, KPIs auf das nächste Level zu bringen?
Damit ist die Grundlage geschaffen, um die Leistungsfähigkeit des BI-Systems mit den richtigen Kennzahlen zu steigern. Sie benötigen Unterstützung? Kontaktieren Sie uns! Wir helfen gerne weiter und bringen gemeinsam das Reporting auf das nächste Level.
