Excel ist im Controlling nach wie vor das wichtigste Werkzeug für Planung, Reporting und Analyse. Gleichzeitig entstehen genau hier viele bekannte Probleme: lokale Dateien, Versionschaos, manuelle Konsolidierung, fehlende Nachvollziehbarkeit und begrenzte Performance bei großen Datenmengen.
Mit IBM Planning Analytics for Excel (PAfE) lässt sich Excel weiterhin als vertraute Oberfläche nutzen – jedoch auf einer zentral verwalteten, multidimensionalen Datenbank. Unternehmen kombinieren damit die Flexibilität von Excel mit der Stabilität und Governance eines Enterprise-Planungssystems.
Dieser Artikel zeigt, wie Planning Analytics Excel technisch funktioniert, welche Möglichkeiten sich für Controlling und Finance ergeben und wo der Unterschied zu klassischen Excel- oder ERP-Ansätzen liegt.
Was ist IBM Planning Analytics for Excel?
IBM Planning Analytics basiert auf der In-Memory-Datenbank TM1, in der Planungs-, Forecast- und Reportingdaten zentral gespeichert werden. Anwender greifen auf diese Daten entweder über eine Weboberfläche oder direkt über Excel zu.
Das Excel Add-in verbindet einzelne Excel-Zellen direkt mit den Zellen der TM1-Datenbank. Änderungen werden nicht lokal gespeichert, sondern unmittelbar in die zentrale Datenbasis geschrieben. Damit arbeiten alle Nutzer stets mit konsistenten und aktuellen Daten – unabhängig davon, ob sie Excel oder Web nutzen.
Warum Excel und TM1 technisch so gut zusammenpassen
Der entscheidende Unterschied liegt im Datenbanktyp. TM1 ist keine klassische relationale Tabellenbank, sondern eine zellorientierte, funktionale Datenbank. Jede Zelle ist logisch mit anderen Zellen verknüpft – ähnlich wie in Excel selbst.
Dadurch können Excel-Zellen direkt mit Datenbankzellen verbunden werden. Anwender nutzen weiterhin alle gewohnten Excel-Funktionen:
- Formeln
- Diagramme
- Pivot-Logik
- Formatierungen
- Nebenrechnungen
- Sparklines
Im Hintergrund bleiben die Daten jedoch zentral, versionssicher und performant. Klassische relationale Systeme wie SAP oder HANA können diese Zelllogik in Excel nicht in gleicher Weise abbilden.
Wie Daten in Excel mit TM1 verbunden werden
Im Excel Add-in erfolgt die Verbindung über spezielle Formeln, z. B.:
- DBRW (Datenbankreferenz auf einzelne Zellen)
- SUBNM (Auswahl von Dimensionselementen per Dropdown)
Jede Kennzahl in Excel verweist damit direkt auf eine definierte Kombination von Dimensionen im Datenwürfel. Änderungen werden unmittelbar in die TM1-Datenbank geschrieben – ohne lokale Kopien oder manuelle Uploads.
Damit entsteht eine echte bidirektionale Verbindung zwischen Excel und dem Planungssystem.
Planung und Reporting direkt in Excel – ohne Datenbrüche
Planer können Werte direkt in Excel erfassen oder verändern. Diese Änderungen stehen sofort allen anderen Nutzern zur Verfügung – unabhängig davon, ob sie in Excel oder im Web arbeiten.
Typische Anwendungsfälle:
- Budgetplanung
- Forecast-Erfassung
- Szenariovergleiche
- Vertriebsplanung
- Kostenstellenplanung
- Management-Reporting
Alle Berechnungen und Aggregationen erfolgen zentral in der Datenbank, nicht lokal in einzelnen Dateien.
Berichte flexibel erstellen: Drei Report-Modi in Planning Analytics Excel
1. Zellbasierter Report
Jede Zelle ist einzeln mit der Datenbank verknüpft. Dieser Modus eignet sich besonders für:
- Stark formatierte Reports
- Individuelle Layouts
- Excel-spezifische Nebenrechnungen
Maximale Gestaltungsfreiheit bei voller Datenkonsistenz.
2. Dynamischer Report
Hier bleiben Zeilen dynamisch auf- und zuklappbar. Die Formatierung erfolgt ebenenbasiert, sodass Layouts auch bei Strukturänderungen stabil bleiben.
Geeignet für:
- Hierarchische Auswertungen
- Drill-Down-Analysen
- Interaktive Reports
3. Universal Report
Sowohl Zeilen als auch Spalten sind dynamisch. Die Formatierung erfolgt über Regeln und bedingte Formatierungen.
Ideal für:
- Flexible Analyseoberflächen
- Komplexe Pivot-Strukturen
- Self-Service-Analysen
Slice & Dice: Interaktive Analyse großer Datenmengen
Anwender können Daten in Echtzeit pivotieren, filtern und neu kombinieren. Durch die In-Memory-Architektur von TM1 bleiben selbst große Datenmodelle performant.
Das ermöglicht:
- Schnelle Ad-hoc-Analysen
- Intuitive Navigation im Datenraum
- Hohe Benutzerakzeptanz im Fachbereich
Nahtlose Integration zwischen Excel und Web
Erstellte Excel-Berichte lassen sich zentral publizieren und automatisch in HTML konvertieren. Sie stehen anschließend auch in der Weboberfläche zur Verfügung – inklusive Schreib- und Planungsfunktion.
Damit entsteht eine einheitliche Plattform für:
- Zentrale Verteilung
- Berechtigungssteuerung
- Versionierung
- Zusammenarbeit
Grenzen klassischer Excel-Ansätze – und warum Planning Analytics diese löst
Typische Excel-Probleme im Controlling:
- Mehrfachversionen
- Manuelle Konsolidierung
- Fehlende Transparenz
- Performanceprobleme
- Eingeschränkte Skalierbarkeit
Durch die zentrale Datenhaltung und direkte Zellkopplung werden diese Schwächen systematisch reduziert – ohne auf die Flexibilität von Excel zu verzichten.
Fazit: Excel bleibt – aber auf Enterprise-Niveau
IBM Planning Analytics for Excel verbindet die vertraute Arbeitsweise von Excel mit einer zentralen, performanten und revisionssicheren Datenplattform. Für Controlling-Organisationen entsteht damit eine skalierbare Alternative zu isolierten Excel-Lösungen – ohne Schulungsaufwand und ohne Medienbrüche.
Excel strategisch weiterentwickeln statt ersetzen
Wenn du prüfen möchtest, wie sich bestehende Excel-Planungen strukturiert in eine zentrale Planungsplattform überführen lassen, kann ein fachlicher Austausch helfen.
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