Es ist Mittwoch, 14:30 Uhr. Der CFO fragt: „Wo stehen wir mit dem Monatsabschluss?“ Du öffnest deine Excel-Liste mit den manuellen Häkchen, scrollst durch Mails und rufst zwei Kollegen an. Fünfzehn Minuten später hast du eine Antwort. Vermutlich. Ungefähr.
Das ist nicht Prozess-Steuerung. Das ist Improvisation.
Warum Prozess-Transparenz im Controlling der unterstellte Standard ist
Im Controlling laufen jeden Monat dieselben Prozesse: Forecast, Konsolidierung, Reporting, Plan-Reviews. Sie sind komplex, sie haben viele Abhängigkeiten, sie müssen termingerecht laufen. Trotzdem behandeln viele Teams sie wie individuelle Projekte: jedes Mal neu koordiniert, oft per Mail, häufig im Kopf einer einzelnen Person.
Das funktioniert. Bis zu dem Tag, an dem diese Person krank ist. Oder das Unternehmen wächst. Oder ein Audit verlangt nachvollziehbare Abläufe.
Drei Symptome, an denen du fehlende Prozess-Transparenz erkennst:
- Bei Rückfragen aus dem Management musst du jedes Mal recherchieren, statt eine Antwort vorbereitet zu haben.
- Urlaubsvertretungen sind spürbar schwieriger als sie sein müssten. Der Vertreter ruft ständig nach, weil ihm der Überblick fehlt.
- Bei einem Fehler im Abschluss diskutiert ihr länger über das, was passiert ist, als über das, was zu tun ist.
Diese Symptome sind nicht die Ursache. Sie sind Folge eines bestimmten Reifegrads. Und Reifegrade lassen sich entwickeln.
Die vier Stufen der Prozess-Transparenz
Wir haben in den letzten Jahren bei Kunden ein einfaches Modell gesehen, das hilft, Prozess-Reife einzuordnen. Vier Stufen. Du kannst dich in jeder davon ehrlich verorten.
Stufe 1: Implizit
Der Prozess ist nirgendwo dokumentiert. Er existiert im Kopf von zwei oder drei Personen. Diese Personen sind nicht ersetzbar, ohne dass es schmerzhaft wird.
Du erkennst Stufe 1 daran, dass deine Antwort auf „Wie läuft das genau ab?“ ist: „Frag XY, der weiß das.“
Stufe 2: Dokumentiert
Es gibt eine Excel-Datei oder ein Word-Dokument, das den Prozess beschreibt. Es ist mehr oder weniger aktuell. Es wird selten gelesen.
Vorteil: bessere Einarbeitung, geringere Schlüsselpersonenrisiken. Nachteil: Du weißt immer noch nicht, wo der Prozess gerade tatsächlich steht. Die Doku zeigt den Soll-Zustand, nicht den Ist-Zustand.
Stufe 3: Tracked
Ein Tool oder eine strukturierte Vorlage zeigt: Schritt 1 erledigt, Schritt 2 erledigt, Schritt 3 in Arbeit. Du kannst auf einen Blick sehen, wo der Prozess steht. Das gilt auch für deine Vertretung und für den CFO.
Hier wird Prozess-Transparenz zum ersten Mal real. Probleme werden in Echtzeit sichtbar. Der Aufwand für Statusabfragen sinkt drastisch.
Stufe 4: Steuerbar
Auf Stufe 4 ist der Prozess nicht nur sichtbar, sondern aus dem Tool heraus steuerbar. Einzelne Schritte können direkt nachgestartet werden. Die Logik dahinter ist klar genug, dass das Tool selbst Probleme erkennen und melden kann. Performance-Daten fließen automatisch zurück und zeigen Optimierungspotenzial.
Stufe 4 ist die Voraussetzung für echte Automatisierung. Solange du auf Stufe 1 oder 2 bist, ist „Wir automatisieren das“ ein leeres Versprechen. Du musst erst sehen können, was du automatisieren willst.
Wie du von Stufe 1 oder 2 auf Stufe 3 kommst
Der Sprung von Stufe 1 oder 2 auf Stufe 3 ist der größte Hebel. Er verändert den Arbeitsalltag im Controlling spürbar. Und er ist mit kleinen Schritten erreichbar:
- Beginne mit einem Prozess. Nicht mit allen. Such dir den, der am meisten schmerzt: meistens der Monatsabschluss oder der Forecast-Lauf. Ein Prozess komplett gemacht ist mehr wert als fünf halb.
- Schritte aufschreiben, in der Reihenfolge, wie sie tatsächlich laufen. Nicht wie sie laufen sollten. Inklusive Wartezeiten, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten. Das ist die Realitätsabbildung. Sie ist hässlich. Genau deshalb ist sie wertvoll.
- Status-Felder pro Schritt definieren. Mindestens: „offen“, „läuft“, „abgeschlossen“, „blockiert“. Mehr braucht es am Anfang nicht.
- Live-Status verfügbar machen. Das kann eine Tabelle in deinem BI-Tool sein, eine Maske in TM1, ein einfaches Webdashboard. Hauptsache, jeder Berechtigte sieht den aktuellen Stand ohne nachzufragen.
- Disziplin etablieren. Das Tool hilft nur, wenn die Status-Änderungen verlässlich gepflegt werden. Im Idealfall passiert das automatisch, indem das Tool an die TI-Prozesse oder Workflows angebunden ist. Zur Not manuell, mit klarer Verantwortlichkeit.
Wie das in der Praxis aussieht
Bei einem Konzern-Kunden haben wir 2024 den Monatsabschluss von Stufe 2 auf Stufe 3 gebracht. Vorher: ein dreiseitiges Word-Dokument, das den Prozess beschrieb. Während des Abschlusses wurde es kaum gelesen. Status-Updates liefen über WhatsApp und Mail.
Wir haben den Prozess in 9 Schritte zerlegt. Für jeden Schritt: Verantwortlicher, abhängige Vorgänger, Status-Feld, gegebenenfalls Anbindung an einen TI-Prozess. Das Tool dahinter heißt bei uns Workflowtool. Aufwand: 2 Tage.
Die Effekte nach drei Monaten:
- 4 bis 6 Stunden pro Monat weniger Koordinationsaufwand bei der Abschlussverantwortlichen
- Erste echte Urlaubsvertretung im Abschluss seit Jahren ohne Eskalation
- Performance-Probleme in einzelnen Schritten sichtbar geworden, davon zwei direkt verbessert
- ROI im ersten Jahr: rund 476 Prozent
Was wir nicht gemacht haben: ein neues System eingeführt. Wir haben das genutzt, was vorhanden war. TM1, ein paar TI-Prozesse, eine schlanke Web-Maske. Der Wert kam aus der Struktur, nicht aus der Technologie.
Fazit
Prozess-Transparenz im Controlling ist kein Nebenprodukt von Digitalisierung. Sie ist die Voraussetzung dafür. Solange du nicht weiterst, wo deine Abläufe gerade stehen, kannst du sie weder verbessern noch automatisieren.
Der Sprung auf Stufe 3 ist mit den richtigen Tools eine Sache von 2 bis 3 Tagen je Prozess. Es lohnt sich, klein anzufangen: ein Prozess, eine konkrete Maske, klare Verantwortlichkeiten. Nach drei Monaten siehst du die Wirkung.
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