Checkliste: Key Performance Indicators für Business Intelligence

Erst Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators, ermöglichen es einem BI-System, Unternehmensleistungen konkret und vergleichbar zu dokumentieren und zu messen. Mit unserer Checkliste schaffen Sie die optimale Grundlage für erfolgreiches Business Intelligence.

„Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken“, stellte bereits Peter Drucker fest. Key Performance Indicators (KPIs) sind deswegen ein zentrales Instrument für fundierte Unternehmensentscheidungen. Doch wie gelangen Sie an die richtigen Kennzahlen? Unser Blogbeitrag beschreibt die zu klärenden Themenbereiche zur Einführung eines Key-Performance-Indicator-Moduls als zusätzlichen Baustein innerhalb eines bestehenden BI-Systems. Die Einführung eines solchen KPI-Moduls unterteilt sich in fünf aufeinander aufbauende Phasen. Unser Fragenkatalog stellt sicher, dass Sie dabei keinen Schritt vergessen.

  1. Fachliche Anforderungen

Die fachlichen Anforderungen der verschiedenen Stakeholder sollten vor der technischen Umsetzung eines KPI-Moduls geklärt werden:

  • Wofür soll das KPI-Modul eingesetzt werden (z. B. Vorstands- oder Abteilungs-Reporting, Management-Informations-System)?
  • Welche Reichweite hat das KPI-Reporting (Group-Controlling vs. Werks-Controlling)?
  • Wer sind die Empfänger des KPI-Reportings und – falls abweichend – wer sind die Auftraggeber? Gibt es ggf. vorab aufzulösende Konflikte zwischen dem Empfänger und dem Auftraggeber?
  • Welche KPIs werden benötigt und wie gestaltet sich die Selektion?
  1. Vereinheitlichung und Berechnungsdefinition

  • Sind die zu liefernden KPIs definiert und die entsprechenden Berechnungsformeln festgelegt?
  • Sind die Definitionen im Unternehmen einheitlich? Falls nicht, wurde ein zentraler Entscheider festgelegt?
  • Existieren Sonderfälle wie z. B. Unterschiede zwischen Actual, Forecast, Mittelfristiger und Langzeitplanung, zwischen Unternehmenseinheiten (bei Versicherungen bspw. zwischen Kranken- und Unfallversicherung), zwischen den Jahren oder basierend auf verschiedenen gesetzlichen Vorgaben (z. B. IFRS, HGB)?
  1. Datenherkunft, Datentransformation und Datenablage

Es ist zu klären, woher die Daten zur Berechnung der KPIs kommen. Können die Daten automatisiert/maschinell beliefert werden, so stellen sich folgende Fragen:

  • Wie lauten die Quellen?
  • Gibt es technische Restriktionen (z. B. Schnittstellen, Chiffrierung, Format)?
  • Müssen Daten im Rahmen eines ETL-Prozesses transformiert werden?

Müssen Daten manuell geliefert/regelmäßig erfasst werden, so sind folgende Punkte zu klären:

  • Wer ist für die Datenlieferung zuständig?
  • Wurde ein Prozess zur Anlieferung definiert?
  • Wie werden die Daten erfasst (Excel, TXT, Web-Oberfläche etc.)?
  1. Klärung der Verantwortlichkeiten und Qualitätsmanagement

Nun gilt es, einen Testmanagement-Prozess aufzusetzen.

  • Wer testet die Quelldaten, die transformierten Daten und das Ausgabeergebnis?
  • Wird geprüft, ob die KPIs korrekt und nach der festgelegten Definition berechnet werden?

Zur Qualitätssicherung sollten folgende Fragen beantwortet werden.

  • Wer kontrolliert die Datenflüsse bzw. die KPI-Ergebnisse?
  • Wer sorgt für die Einhaltung der KPI-Definitionen?
  • Wurde ein Anpassungsprozess für eventuelle Änderungen definiert?
  • Wie werden neue KPIs eingepflegt und alte KPI-Definitionen ausgenommen?
  • Existiert ein Freigabeprozess (technisch und anschließend inhaltlich)?
  1. Verteilung und Veröffentlichung

  • Auf welchem Wege werden die KPIs veröffentlicht (Web-Oberfläche, E-Mail, PDF etc.)?
  • Wie lauten die Empfängerkreise (Chiefs, Bereiche, Abteilungen, Shareholder etc.) und wie werden diese über die Veröffentlichung informiert?

Wenn Sie diese Fragen zufriedenstellend beantwortet können, haben Sie bereits die Basis für aussagekräftige und wertschöpfende KPI-Analysen geschaffen. Möchten auch Sie die Auswertung Ihrer Kennzahlen verbessern? Dann kontaktieren Sie uns.

By | 2019-02-20T16:47:34+00:00 20. Februar 2019|Categories: BI Know-how|