Datenübernahme: ETL-Prozess statt Excel-Tabelle

Datenübertragung mithilfe eines ETL-Prozesses ist ein oft übersehenes Anwendungsgebiet von Business-Intelligence-Systemen. Dabei kann es die Umstellung gerade von ERP- oder anderen führenden Systemen enorm vereinfachen, wie das folgende Beispiel zeigt.

Zeitfressende Datenbearbeitung

Ein Unternehmen führt ein neues ERP-System ein. Seitdem die Testversion des neuen Systems installiert ist und mit Daten befüllt werden soll, kommen die Mitarbeiter in der IT faktisch zu nichts anderem als der Datenübertragung. Da die Umwandlung und Umstrukturierung der Daten in SQL komplex ist, erledigt das Team den Großteil der Arbeit mithilfe von Excel. Leider gibt es zwischen der Datenstruktur des alten Systems und der neuen einige Unterschiede, die die Arbeit erschweren. Beispielsweise gibt es im alten System ein Dropdown-Menü für den Artikelstatus. Hier konnten Mitarbeiter auswählen, ob der Artikel eingekauft und verkauft werden konnte oder gesperrt war. Im neuen System gibt es dafür jedoch Boxen, die angeklickt werden müssen. Das Team baut also Formeln, die die Daten entsprechend umstrukturieren, und sendet diese am Ende des Tages an den Projektverantwortlichen, der die Tabellen über Nacht einspielt. Denn am nächsten Morgen findet ein Meeting mit den Bereichsverantwortlichen statt, in dem wichtige Anwendungsszenarien besprochen werden sollen, weswegen konkrete Testdaten vorhanden sein müssen.

Fehler in der Datenübertragung

Am nächsten Morgen stellt das Team jedoch fest, dass es beim Überspielen der Daten mehrere Fehlermeldungen gab. Das Meeting muss auf den nächsten Tag verschoben werden. Bei der anschließenden Fehlersuche wird festgestellt, dass ein Kollege vergessen hat, die Formeln aus der Excel-Tabelle zu löschen. Das System hat also versucht, diese Formeln zu importieren, was natürlich nicht funktioniert hat. Sie bereinigen den Fehler und schicken die Daten erneut zum nächtlichen Einspielen weiter.

Als sie die Daten am nächsten Morgen besonders gründlich im neuen System prüfen, fallen wieder zahlreiche Fehler auf. Manche Telefonnummern wurden fehlerhaft übertragen – schnell erkennen sie, dass Excel „+49“-Formatierungen als Formel erkannt hat. Zudem hat Excel manche Datumsfelder als numerische Felder definiert und umgekehrt und außerdem auch Daten in falsche Felder eingespielt. Wieder muss das Team seine Excel-Formeln aktualisieren, was kostbare Zeit frisst. Und erneut muss das wichtige Meeting verschoben werden, was für Frustration bei den Beteiligten sorgt und die Akzeptanz für das neue System bereits vor der Produktivsetzung sinken lässt.

Die Lösung: Ein ETL-Prozess

Solche Excel-, aber auch SQL-Verfahren sind enorm fehleranfällig, verlangen bei jedem Auslesen langwierige manuelle Bearbeitung, sorgen für Frust bei den Kollegen und für wachsendes Arbeitsvolumen. Dabei gibt es einen viel einfacheren Weg: den ETL-Prozess. Ein solcher Prozess lässt sich bereits ohne große Programmierkenntnisse erstellen. Die Daten werden entsprechend der jeweiligen Felder umgewandelt – das heißt, es gibt keine Formatierungsprobleme mehr, weil fälschlicherweise Zahlen- und Datumsfelder verwechselt wurden. Der Prozess greift direkt auf das Altsystem zu und lädt die Datenbestände in das neue System, der ETL-Prozess passt die Daten auf dem Weg dorthin auf die Struktur des neuen Systems an. Somit findet keine Zwischenspeicherung mehr statt. Und falls Fehler passieren, passt man die Felder im ETL-Prozess einmal an und updated nur die Daten im neuen System, die tatsächlich verändert wurden. Das heißt, die Datenbestände müssen nicht bei jeder Aktualisierung komplett ausgelesen und eingespielt werden. Das ermöglicht regelmäßige Updates (z. B. täglich oder wöchentlich) auf bestehende Datensätze im neuen System und garantiert somit eine Datenaktualität auf dem Niveau des noch produktiven Altsystems. Die Zeitersparnis im Vergleich zur Excel-Tabelle ist für alle Beteiligten nachhaltig hoch – und das bei einer höheren Datenqualität.

Daten einfach und transparent übertragen

Natürlich ist dies eine sehr vereinfachte Darstellung. Datenübernahmen sind in der Realität häufig noch viel komplexer und Anpassungen der Datenstruktur schwieriger. ETL-Prozesse ermöglichen es aber auch in diesen Fällen, dabei auftretende Probleme zu minimieren und Fehler sehr schnell zu bereinigen. Sie erlauben eine höhere Frequenz bei der Datenübertragung, eine bessere Übersichtlichkeit und Transparenz, eine schnellere Fehlerbehebung, einfache Anpassungen und eine qualitätssichere Automatisierung. Das sorgt für eine frustfreie Datenübertragung und nicht zuletzt für eine höhere Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern. Wollen auch Sie mit Ihrem System bestmöglich starten? Dann kontaktieren Sie uns!

By | 2018-07-05T17:20:04+00:00 5. Juli 2018|Categories: BI Know-how|Tags: , |