HR-Reporting leicht gemacht: So profitieren Personaler von Business Intelligence

Während BI-Anwendungen in vielen Unternehmensbereichen, allen voran im Controlling, inzwischen zur Normalität geworden sind, profitieren andere Abteilungen bislang noch nicht von den Auswertungs- und Analysemöglichkeiten, die Business Intelligence bietet. Auch Sales, Marketing, Produktion, Logistik oder – der Fokus unseres heutigen Beitrags –die Personalabteilung können dank Business Intelligence ihre Prozesse optimieren. Diesen Teilbereich wollen wir uns heute genauer ansehen:

Herausforderungen der Personalabteilung

Die Human-Resource-Abteilung muss – wie jede Abteilung – regelmäßig ihren Analyse- und Reporting-Pflichten nachkommen und dabei Kennzahlen wie Headcount, FTE, Lohn- und Gehaltskosten oder Zu-bzw. Abgänge evaluieren und melden. Die besonderen Herausforderungen im HR-Bereich sind u. a.

  • Fehlende oder fehlerhafte Personalerfassungen
  • Aufwändiges Zusammenführen heterogener Quelldaten
  • Fehlende oder zu komplexe Granularität der Personalkennzahlen
  • Komplexität der Veränderung über den Zeitverlauf

BI-Architekturen, wie die unten dargestellte, helfen dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Im Folgenden wollen wir betrachten, wie eine solche Architektur im HR-Bereich aussehen kann.

1. Datenquellen

Die Datenquellen sind im HR-Bereich Excel- und vor allem SAP-Daten und die Daten unterteilen sich in Stammdaten und zeitpunktabhängige Bewegungsdaten. Stammdaten sind zum Beispiel Mitarbeiterdaten (Name, Geschlecht, Alter usw.), Planstellen (Beschreibung der Position, Stelle im Unternehmen, Besetzung dieser Stelle) oder Kostenstellen. Zu den Bewegungsdaten gehören zum Beispiel Lohnarten (Gehälter, Löhne, Sozialversicherungsleistung), die Zuordnung zu Kostenstellen oder die Besetzung einer Planstelle von einem Mitarbeiter (Zugang, Abgang, Bestand).

2. Datentransformation

Zunächst werden die Daten über Schnittstellen (bspw. Theobald, Qlik oder IBM) aus SAP ausgelesen, mittels einem ETL-Prozess transformiert und in Reporting-fähiger Qualität auf der Datenmanagement-Ebene abgelegt. Dafür nutzt man Tools wie Microsoft SSIS, Cognos TM1 Turbo Integrator, Pentaho, IBM Stage, Cubeware Importer oder ähnliche Produkte. Während diesem Vorgang sollten die Personalnummern bereinigt und in Verbindung zu den Mitarbeiternamen und Gehaltsklassen gebracht sowie mit den Bewegungsdaten verknüpft werden. Auch eine Anreicherung von Daten ist vorstellbar – bspw. das Mapping von Abgängen zum Abgangsgrund (Kündigung, Elternzeit etc.).

 3. Datenmanagement und 4. Logik

Von der Datenmanagement-Ebene gelangen die Daten in das BI-System. Hier geht es darum, die Stammdaten aufzubauen und mit Bewegungsdaten zu befüllen. Diese Daten stellen die Basis für die logische Ebene dar. Dort lassen sich im BI-System bspw. Veränderungen in der Struktur abbilden, die wiederum direkten Einfluss auf die Analyse der Kosten, des Headcounts, des FTEs etc. haben.

Darüber hinaus werden die KPI-Daten hinzugefügt, die sich aus der Datenbasis der Ebenen Datentransformation, Datenmanagement und Logik ergeben. Zu diesen Kennzahlen gehören z. B. Fluktuation, Durchschnittsalter, Durchschnittgehälter, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Kostenstellen, Krankenquote, Sollstunden, Quote der Führungskräfte oder Vollzeitäquivalent.

5. Reporting

Sind die Daten in der BI-Datenbank abgebildet, so lassen sie sich in Berichten und Dashboards entsprechend analysieren. Mit einem zentralen System zur Auswertung von relevanten Daten können HR-Mitarbeiter gleichzeitig tiefe Erkenntnisse bis auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters und unternehmensweite Überblicke gewinnen. Es erlaubt sowohl tägliches Reporting als auch die Auswertung von mehrjährigen Trends. BI-Architekturen ermöglichen eine stabile Analyse von HR-Daten trotz Veränderungen in der Struktur und liefert schnelle Analysen der Kosten, des Headcounts, des FTE etc. Darüber hinaus lässt sich abbilden, wo genau KPIs entstehen, und man kann detailliert auf die kritischen Stellen zoomen, um die „Problemzonen“ genauer zu betrachten. Das schnelle, automatisierte Reporting erlaubt beispielsweise Auswertungen über die Geschlechterverteilung, das Unternehmen als Ganzes und verschiedene Bereiche im Speziellen, die Mitarbeitertypen, demografische Strukturen, Kostenstellen etc. und bereitet diese anschaulich grafisch auf, beispielsweise mittels Landkarten, Heatmaps, Diagrammen, Microcharts etc.

Nicht zu vergessen: Der Datenschutz

Bei all den Vorzügen von BI-Anwendungen im HR-Bereich ist nicht zu vergessen, dass hier besondere Vorsicht geboten ist. Die Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten unterliegt strengen Regulierungen – und das nicht erst seit Mai 2018. Wenn Sie mehr über Datenschutz im BI-Bereich erfahren möchten, lesen Sie hier unsere Blogbeiträge dazu: „Datenschutz und Business Intelligence“ Teil I und Teil II.

By | 2018-08-03T14:05:04+00:00 3. August 2018|Categories: BI Know-how|