Jahresendzeit ist Inventurzeit – Wie BI Ihr ERP-System unterstützen kann

Während manche Weihnachtsbäume schmücken und Pläne für Silvester schmieden, haben Lagerverwalter und ihre Helfer ganz andere Sachen im Kopf: Inventurlisten, Lagerbestände und Sortimente beherrschen in vielen Unternehmen die Zeit nach den Feiertagen bis hinein ins neue Jahr, denn Jahresendzeit ist auch immer Inventurzeit. Wie ein BI-System Sie dabei tatkräftig unterstützen und vor allem die Nachbearbeitung vereinfachen kann, verraten wir Ihnen im folgenden Beitrag.

ERP vs. BI

Das ERP-System ist das führende System in jeder Inventur. Die Vorbereitungs- und Durchführungsphase sind darin meist gut abgedeckt: Bestandsprüfungen und eventuelle Bereinigungen sind kein Problem, Zählungen und anschließende Kontrollzählungen lassen sich leicht durchführen. Auch manuelle Zwischenschritte entfallen durch technische Hilfsmittel wie Geräte zur Mobilen Datenerfassung (MDEs), wodurch die Fehleranfälligkeit zusätzlich sinkt. Falls bei Ihnen, wie in Einzelfällen noch immer üblich, mit manuellen Aufnahmelisten oder gar Blankolisten gearbeitet wird, zum Beispiel weil bestimmte Bereiche nicht an die IT angebunden sind oder aus anderen Gründen eine technische Zählung nicht möglich ist, kann ein Business-Intelligence-System hier bereits eine Hilfe sein. Statt mit leeren Bögen zu arbeiten, kann ein BI-System Daten so strukturieren, dass die Artikelsortierung entsprechend der manuellen Erfassungsreihenfolge auf den Bögen voreingetragen ist (z. B. durch Sortierung nach Lagerbereichen, Lagerplätzen, Bestandsdaten, Artikelgruppen etc.).

Doch die größte Unterstützung kann ein BI-System nach der Inventur liefern. Denn nun gilt es, auf Abweichungen hinzuprüfen und die Richtigkeit der Zählung zu kontrollieren. Viele ERP-Systeme bieten nicht die notwendigen Funktionen, um die relevanten Informationen übersichtlich und für alle Bereiche punktgenau abzubilden. Hierbei kann ein BI-System einfach und effizient Abhilfe schaffen. Inventurdaten liegen im Normalfall in einem sehr abgegrenzten Bereich in einer Datenbank, der maximal zwei bis drei Datenbanktabellen umfasst. Ein BI-System kann diese Daten ohne großen Aufwand auslesen und die Daten in einer übersichtlichen Auswertung visualisieren und exportieren – und das ist bereits die halbe Miete für eine zügige Inventurnachbereitung.

Verschlankte Nachbearbeitung

Alle Sortimentsverantwortlichen erhalten auf sie maßgeschneiderte Informationen und sehen nur die Daten bzw. Artikel, die für sie relevant sind. Zusätzlich können sie diese auch noch individuell entsprechend ihrer Bedürfnisse auswerten; so sind die meisten Inventurfehler schnell geklärt. Falscheingaben, z. B. durch falsche Mengeneinheiten, können bereits vorab erkannt und visualisiert werden. Will man sich einen Artikel im Detail anschauen, um zu erkennen, wie genau die Zählung zustande kam, lassen sich problemlos weitere Informationen wie Zeitpunkt und Anzahl der Erfassungen, ausführender Mitarbeiter, Lagerplätze usw. anzeigen. Die Sortierung nach den größten Differenzen, z. B. unterteilt in Sortimente, Artikelgruppen oder Lagerbereiche, minimiert unnötige Suchen und hilft dabei, sich auf die wirklichen Probleme zu fokussieren. Somit kann jeder Mitarbeiter bzw. jeder Bereich mit maßgeschneiderten Differenzlisten arbeiten, die die größten Abweichungen kontrollieren und diese umgehend im System korrigieren – sofern denn ein Fehler bei der Zählung vorliegt.

Auch die Aktualität der Bestände ist mit Hilfe eines BI-Systems immer gegeben. Da es sich um kleine, abgegrenzte Datenmengen handelt, können diese regelmäßig aktualisiert werden – egal, ob stündlich, minütlich oder manuell nach Bedarf. Sobald eine Kontrolle abgeschlossen ist und Änderungen eingepflegt wurden, ist in der Auswertung der neue und aktuelle Stand sichtbar.

Wenn Sie sich also nach Ihrer Inventur auch immer über die langsame und umständliche Aufarbeitung ärgern, dann rufen Sie uns an. Mit geringem Aufwand bringen wir die Inventurnachbearbeitung zu einem entspannten und schnellen Ende, sodass Sie sich voll und ganz auf die schönste Zeit des Jahres konzentrieren können.

By | 2018-12-03T16:42:14+00:00 5. Dezember 2018|Categories: BI Know-how|