Schluss mit dem Ex(cel): Vetriebsplanung auf Basis von BI

Es ist Zeit: Machen Sie Schluss mit Ihren Excellisten. Nur BI-Tools können die im Vertrieb notwendige Datenkomplexität abbilden und ermöglichen zuverlässige Simulationen auf Basis von vollständigen Echtkonditionen.

Planvoll im Vertrieb

Der Absatz eines Unternehmens ist eine zentrale Größe, denn er beschreibt die Menge an Gütern, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums vom Unternehmen verkauft werden. Dementsprechend wichtig ist Absatzplanung im Vertrieb und darauf aufbauend die Umsatz- und Deckungsbeitragsplanung. Auch die Produktions- und Kapazitätsplanung sowie der Beschaffungsplan basieren auf diesen Daten. Damit bildet die Absatzplanung die Grundlage für die gesamte Vertriebsausrichtung.

Der Absatz kann – je nach Unternehmensart und Markt – entweder über bestehende Kundenaufträge ermittelt werden oder das Unternehmen prognostiziert auf Basis von Vergangenheitswerten und Einschätzungen der Vertriebsmitarbeiter die zukünftigen erwartbaren Absätze. In letzterem Fall müssen die zum Teil sehr komplexen Ist-Konditionen lückenlos zur Verfügung stehen.

Excel: Haben Sie einen Plan?

Viele Unternehmen greifen zur Kalkulation ihrer Vertriebspläne noch immer auf Excellisten zurück – mit den entsprechenden Folgen. Gerade bei größeren Unternehmen sind schnell verschiedene Versionen der Excellisten im Umlauf und es ist schwer, den Überblick zu behalten. Darüber hinaus schleichen sich auf diesem Wege schnell verschiedene Berechnungsformeln ein. Zu guter Letzt ist der Datenbestand höchst fehleranfällig, meist unvollständig und uneinheitlich – was die Berechnung von und den Umgang mit Kennzahlen erschwert.

Ein hoher Detaillierungsgrad ist für die Vertriebsplanung und im Vertriebscontrolling sehr wichtig, die Betrachtung von Daten bis zum Einzelkunden oder -produkt keine Seltenheit. Die daraus resultierende Datenkomplexität der wirklichen Vertriebskonditionen ist in Excel nur schwer oder gar nicht umsetzbar. Auch relevante Größen wie allgemeine und kundenspezifische Preislisten, verschiedene Skontorabatte, wobei manche Kunden gleich von mehreren profitieren, und andere kundenspezifische Konditionen und Vereinbarungen wie z. B. Werbekostenzuschüsse können schnell unübersichtlich werden. Und spätestens, wenn diese additiv kombiniert oder exklusiv ausgeschlossen werden müssen, gerät wirklich jede noch so clevere Excelliste an ihre Grenzen. Tragfähige Forecastings und Simulationen, egal ob zur Absatzplanung oder für Kundenverhandlungen, sind so unmöglich.

Business Intelligence: die bessere Wahl

Business-Intelligence-Tools vereinfachen und beschleunigen die Abläufe der Vertriebsplanung um ein Vielfaches. Für eine zuverlässige Vertriebsplanung braucht es in erster Linie einen sauberen, aktuellen Datenbestand, der Daten am besten direkt aus den relevanten ERP-, CRM- und weiteren Systemen zieht. Ziel ist es, mit Echtkonditionen kalkulieren und diese für die Planung und Simulation anpassen zu können. Tools, die Änderungen des Markts (zum Beispiel eine aggressive Preispolitik eines Konkurrenten) schnell abbilden können, erhöhen die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens. Die Datenqualität, umfangreichen Analysemöglichkeiten und geringen Fehlerquellen, die BI-Systeme bieten, sind heutzutage Must-Haves, die keine Excel-Tabelle liefern kann. Deswegen setzen inzwischen immer mehr Unternehmen auf Business-Intelligence-Tools zur Vertriebsplanung.

Diese bieten auch dank flexiblen Analyse- und Simulationsfunktionen die Möglichkeit, die Auswirkungen von Preiserhöhungen und Rabattänderungen sofort zu überprüfen. Und wer möchte nicht vor Konditionsverhandlungen mit einem Kunden die Auswirkungen im Deckungsbeitrag transparent ablesen können? Oder bei Änderungen im Produktionsprogramm oder am Markt sofort auskunftsfähig sein?

IT-gesteuert vs. Self-Service

Im Vertrieb herrscht oft ein großer Zeitdruck. Langwierige, von der IT erstellte Reports sind unnötige Steine auf dem Weg zu einem reaktionsfähigen Vertriebscontrolling. BI-Self-Service-Tools, mit denen Mitarbeiter selbstständig Auswertungen erstellen können, schaffen hier Abhilfe. Dabei ist auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit zu achten. So können Mitarbeiter unkompliziert die notwendigen Informationen zusammentragen, ohne von anderen Abteilungen abhängig zu sein.

Möchten auch Sie Ihr Vertriebscontrolling und Ihre Vertriebsplanung auf das nächste Level bringen? Dann kontaktieren Sie uns!

By | 2018-10-12T11:02:19+00:00 12. Oktober 2018|Categories: BI Know-how|