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SmartOrders
automatisiert Auftrags-
und Bestellprozesse

SmartOrders erkennt Bestellungen aus unterschiedlichsten Kanälen, prüft Inhalte intelligent und erstellt Vorgänge direkt in deinem ERP-System – unabhängig von Format und Kanal.

Für bis zu 90 % weniger manuelle Auftragserfassung und 70 % Zeitgewinn im Tagesgeschäft.

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Warum SmartOrders?

Vom Start an spart jeder Beleg, der mit SmartOrders verarbeitet wird, Zeit und Kosten – statt manueller Erfassung. 

Sofort startklar – ohne Projekt & Schulung

SmartOrders ist innerhalb von ca. 5 Tagen einsatzbereit – ohne klassisches IT-Projekt und ohne aufwändige Schulungen. Dein Team kann direkt starten und vom ersten Tag an messbar Zeit und Kosten sparen.

Weniger Fehler durch intelligente Prüfungen

Durch Prüflogiken werden Inhalte validiert, bevor sie ins ERP übernommen werden. Das senkt Korrekturschleifen und Rückfragen, weil falsche oder unplausible Angaben früh auffallen.

BI2run - Cloudhosting

Schneller vom Eingang zum ERP-Vorgang

SmartOrders verarbeitet Bestellungen direkt nach Eingang und erstellt den passenden Vorgang automatisch im ERP. So reduzierst du Durchlaufzeiten spürbar – auch bei stark schwankenden Volumina.

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Schnell wirtschaftlich dank Pay-per-Process

Du zahlst pro verarbeitetem Vorgang und erzielst dadurch sofort messbare Kostenersparnisse pro Beleg. Das macht den Einstieg planbar – ohne langen Vorlauf oder hohe Fixkosten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ):

SmartOrders verarbeitet strukturierte und unstrukturierte Eingänge, z. B. E-Mail, PDF, Excel, Scan/Foto, XML, EDIFACT oder Freitext. Zusätzlich werden auch Kanäle wie WhatsApp (z. B. Text/Sprachnachrichten) als Praxisbeispiel adressiert.

SmartReview ist die kontrollierte Prozessfreigabe zwischen KI-Erkennung und ERP-Übergabe. Es greift immer dann, wenn Prüfkriterien eine manuelle Freigabe erfordern – damit Qualität vor Vollautomatisierung steht.

Durch Plausibilisierung, Monitoring und präzise Prüfalgorithmen werden unplausible oder unvollständige Belege erkannt. In solchen Fällen verhindert SmartOrders die automatische Verarbeitung, statt falsche Daten ins ERP zu schreiben.

Eine Testversion ist innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Danach siehst du realistisch, welche Automatisierungsquote und Zeiteffekte in deinen Belegstrukturen erreichbar sind.

Ja – zusätzliche Lernalgorithmen aus Weiterverarbeitung und Freigaben verbessern die Ergebnisse kontinuierlich. Entscheidend bleibt dabei die Datenqualität; in Kombination mit einer höheren Datenqualität kann der Automatisierungsgrad noch weiter steigen.

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So funktioniert SmartOrders

SmartOrders nimmt Bestellungen aus verschiedenen Kanälen entgegen, extrahiert Inhalte, prüft sie intelligent und erstellt daraus einen fertigen ERP-Vorgang – schneller und kostengünstiger als manuelle Bearbeitung.

Eingang verarbeiten (unabhängig von Kanal & Format)

Bestellungen kommen strukturiert (z. B. Belege, Tabellen, Schnittstellendateien) oder unstrukturiert (z. B. Scan, Bild, Mail-Text, Sprachnachricht, abfotografierter Handzettel, Barcode). SmartOrders kann beides verarbeiten – ohne dass du Eingangswege vereinheitlichen musst.

Relevante Informationen erkennen & extrahieren

SmartOrders erkennt Inhalte, ordnet sie zu und bereitet sie strukturiert auf. Dabei unterstützen KI-Prompts, auf Belegerkennung optimierte LLMs und analytische Basisdaten eine hohe Treffergenauigkeit. So landen die entscheidenden Datenpunkte dort, wo sie hingehören: im Vorgang – nicht im Posteingang.

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SmartReview-Portal & Prozessfreigabe

Automatisierung wird mit Kontrolle kombiniert: Prüflogiken und Qualitätsindikatoren entscheiden, ob ein Vorgang automatisch durchläuft oder zur Freigabe in SmartReview landet. Das senkt Fehlerpotenzial, ohne den Prozess zu bremsen.

ERP-Übergabe & kontinuierliches Lernen

Nach Freigabe (oder bei erfüllten Kriterien automatisch) werden Daten per Schnittstelle ans ERP übergeben und dort weiterverarbeitet. Feedback aus Verarbeitung und Freigaben fließt in Lernalgorithmen ein und verbessert die Ergebnisse fortlaufend.

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DAS SAGEN UNSERE KUNDEN

„Unsere Forecast-Daten lagen früher über viele Systeme verteilt. Heute haben wir Planung, Szenarien und Ist-Zahlen an einem Ort. Auswertungen, die früher lange dauerten, sind jetzt in Minuten möglich. Das Team arbeitet mit spürbarem Engagement und denkt auch über Grenzen hinaus mit.“

Ulrich Litterscheid

Ulrich Litterscheid

CFO
Meraxis Group

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„TM1 hat unsere Planung nicht nur schneller gemacht, sondern deutlich verlässlicher. Durch die zentrale Datenbasis haben wir heute jederzeit Transparenz über Actuals, Forecasts, Planung und Abweichungen. Die Zusammenarbeit war partnerschaftlich und fachliche Anforderungen wurden sofort verstanden und umgesetzt.“

Markus Hildenbeutel

Leiter Controlling
DuMont

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„Planning Analytics hat sich immer wieder bewährt, wenn wir kurzfristig neue Auswertungen brauchen. Unsere Systeme sind komplex geworden und damit wurden auch die Abfragen für die Anwender immer schwieriger. Der KI-Ansatz hilft uns, diese Komplexität zu überwinden und schneller zu Antworten zu kommen.“

Frank Scheller

Group Controlling
Knauf

„Alle unsere Reports greifen jetzt auf eine Datenbasis zu. Das schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und Vertrauen. Schon zu Projektbeginn ging es darum, unsere Prozesse wirklich zu verstehen. Die Kombination aus fachlicher Stärke und persönlicher Zusammenarbeit hat den Projekterfolg ausgemacht.“

Christopher Purucker

Leiter Finanzierung
Münch Energie

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„Präzise Prognosen sind für uns entscheidend, sie steuern unsere Schichtplanung, Logistik und letztlich unsere Kosten. Durch KI konnten wir die Forecast-Qualität deutlich verbessern und Prozesse automatisieren, die zuvor manuell und sehr aufwendig waren. Sie hilft uns dabei, bessere Entscheidungen zu treffen.“

Hien Bertels

Controlling
REMONDIS Recycling

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„BI2run ist ein ganz besonderer Partner für uns, weil sie sowohl die fachliche Expertise als auch das technische Know-how beherrschen und dazu noch den Support in deutscher Sprache anbieten. Diese Kombination gibt es so nur ein Mal, da ist BI2run wirklich einzigartig.“

Christian Wagner

Christian Wagner

TM1 Solution Specialist
IBM

BI2run - Kyocera Logo

„Für uns war ausschlaggebend, dass BI2run nicht nur technisch versiert ist, sondern auch über Controlling-Wissen verfügt. Mit der Zusammenarbeit sind wir sehr zufrieden, wir haben unseren persönlichen Ansprechpartner und der Support ist immer gut erreichbar.“

Peggy Niehof

Peggy Niehof

Head of BI & Controlling
KYOCERA

Deine Ansprechpartner

Unser Team steht dir jederzeit zur Verfügung, um deine Fragen zu beantworten und unsere Lösungen zu besprechen.

WIR SIND BEREIT FÜR IHRE CHALLENGE!

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BI2run GmbH & Co. KG
Nord Carree 7
40477 Düsseldorf

Telefon: +49 211 924 131 27
E-Mail: mail@bi2run.de

BI2run - Philipp

Philipp Krauleidies

Senior Sales Manager

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Daniel Lutzenberger

Sales Manager